สร้างตารางติดตามสต๊อกแบบเข้าออกอัตโนมัติ

หลักการ: บันทึก "การเคลื่อนไหว" ไม่ใช่ "ยอดสุดท้าย"

ระบบสต๊อกที่พังบ่อยที่สุดคือระบบที่เก็บ "ยอดคงเหลือ" เป็นตัวเลขตายตัวแล้วแก้ทับไปเรื่อยๆ เพราะทุกครั้ง ที่แก้มือ มีโอกาสพิมพ์ผิดหรือลืมอัปเดต และเมื่อยอดคลาดเคลื่อน จะไม่มีทางรู้ว่าเกิดขึ้นตอนไหน

วิธีที่แม่นยำกว่าคือสร้างตาราง "บันทึกรายการ" ที่แต่ละแถวคือ 1 การเคลื่อนไหว:

วันที่	รหัสสินค้า	ประเภท	จำนวน
1 ก.ค.	A001	เข้า	+50
3 ก.ค.	A001	ออก	-12
5 ก.ค.	A001	ออก	-8

ให้สูตรคำนวณยอดคงเหลือแทนคุณ

ในชีตสรุป ใช้สูตร SUMIF รวมจำนวนทั้งหมดของสินค้านั้นๆ จากตารางบันทึกรายการ:

=SUMIF(บันทึกรายการ!รหัสสินค้า, "A001", บันทึกรายการ!จำนวน)

สูตรนี้จะรวม +50 -12 -8 = 30 ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องคำนวณเองหรือแก้ตัวเลขทับ — และถ้าตัวเลขไม่ตรงกับ การนับจริง ก็แค่ไล่ดูแถวรายการเคลื่อนไหวย้อนหลังว่าจุดไหนผิดปกติ

เอาไปใช้กับธุรกิจคุณยังไง

1. สร้างชีต "บันทึกรายการ" แยกจากชีตสรุป ให้บันทึกทุกการเข้า-ออกเป็นแถวใหม่เสมอ
2. ใช้ SUMIF ในชีตสรุป เพื่อคำนวณยอดคงเหลือของแต่ละสินค้าจากตารางบันทึกรายการ
3. นับสต๊อกจริงเทียบกับตัวเลขในระบบเป็นประจำ (เช่น ทุกสัปดาห์) เพื่อจับความคลาดเคลื่อนได้เร็ว
4. ฝึกพนักงานให้บันทึกทันทีที่มีการเคลื่อนไหว ไม่ใช่จดใส่กระดาษแล้วค่อยมาคีย์ทีหลัง