แจ้งเตือนของใกล้หมดด้วยเงื่อนไข

ตัวเลขถูกต้อง แต่ไม่มีใครเห็นทันเวลา

การมีสูตรคำนวณยอดคงเหลือที่ถูกต้อง (อย่างที่เรียนในบทก่อนหน้าด้วย SUMIF) เป็นแค่ครึ่งทาง — ถ้ายังต้อง เปิด Sheet ไล่ดูทีละแถวทุกวันว่าสินค้าไหนใกล้หมด ก็ยังพลาดได้อยู่ดี โดยเฉพาะร้านที่มีสินค้าเป็นร้อยรายการ เจ้าของไม่มีทางไล่ดูทันทุกชิ้น

ทางแก้คือให้ Sheet ฟันธงให้เอง ว่าสินค้าไหน "ต้องสั่งแล้ว" แทนที่จะให้คนอ่านตัวเลขแล้วตัดสินใจเอง

สร้างคอลัมน์ "สถานะ" ด้วย IF

เพิ่มคอลัมน์ "จุดสั่งซื้อ" (จำนวนขั้นต่ำที่ควรมีของเหลือ) ให้สินค้าแต่ละชิ้น แล้วใช้สูตร:

=IF(คงเหลือ<จุดสั่งซื้อ, "ใกล้หมด ต้องสั่ง", "ปกติ")

วิธีตั้งจุดสั่งซื้อ: ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน × จำนวนวันที่รอสินค้าล็อตใหม่มาถึง เช่น น้ำมันพืชขายเฉลี่ย 5 ขวด/วัน และรอของใหม่ 3 วัน จุดสั่งซื้อควรอยู่ที่ 15 ขวดเป็นอย่างน้อย ไม่ใช่ 0 — เพราะถ้ารอจนเหลือ 0 ค่อยสั่ง ลูกค้าจะเจอของหมดระหว่างรอของใหม่มาส่งแน่นอน

ให้สีเตือนแทนตัวหนังสือ

ตั้งกฎ conditional formatting ให้แถวที่คอลัมน์สถานะเป็น "ใกล้หมด ต้องสั่ง" ขึ้นพื้นหลังสีแดงทั้งแถว เมื่อเปิด Sheet ขึ้นมา เจ้าของหรือพนักงานจะเห็น แถวสีแดง ทันทีโดยไม่ต้อง อ่านตัวเลขทีละบรรทัด

เอาไปใช้กับธุรกิจคุณยังไง

1. ตั้งจุดสั่งซื้อให้สินค้าทุกชิ้น จากยอดขายเฉลี่ยต่อวัน คูณระยะเวลารอสินค้าล็อตใหม่
2. เพิ่มคอลัมน์สถานะด้วยสูตร IF เทียบยอดคงเหลือกับจุดสั่งซื้อ
3. ตั้ง conditional formatting ให้แถวใกล้หมดขึ้นสีแดง เพื่อให้เห็นได้ในพริบตา
4. เช็กชีตสรุป "ต้องสั่งวันนี้" เป็นกิจวัตรทุกเช้า แทนการไล่ดูตารางสต๊อกทั้งหมดทุกแถว