แยก Notebook ตามแผนก/โปรเจกต์

Notebook เดียวรวมทุกอย่าง = ปัญหาที่มาพร้อมการเติบโต

ตอนธุรกิจเล็ก การรวมทุกเอกสารไว้ Notebook เดียวอาจสะดวกดี แต่เมื่อทีมโตขึ้นและมีหลายบทบาท ปัญหาที่ ตามมาไม่ใช่แค่ค้นหายาก แต่คือ ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของแต่ละคนถูกเปิดให้ เข้าถึงได้โดยไม่จำเป็น เช่น พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ไม่มีเหตุผลต้องเห็นรายงานการเงินของคลินิกเลย

แยกตาม "ใครควรเข้าถึงได้" ไม่ใช่แค่หัวข้อ

หลักการแยก Notebook ที่ใช้ได้จริงคือดูที่ ขอบเขตการเข้าถึงข้อมูล เป็นหลัก:

• Notebook "ต้อนรับลูกค้า" — คู่มือบริการ ตารางราคา สำหรับพนักงานหน้าเคาน์เตอร์
• Notebook "ทรีตเมนต์" — ขั้นตอนการทำงาน มาตรฐานความปลอดภัย สำหรับช่างเทคนิค
• Notebook "การเงิน/ธุรการ" — สัญญา รายงานการเงิน สำหรับเจ้าของและฝ่ายบัญชีเท่านั้น

แต่ละ Notebook แชร์ให้เฉพาะทีมที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ไม่ใช่แชร์ทุกอันให้ทุกคนเหมือนเดิม

เอาไปใช้กับธุรกิจคุณยังไง

1. สำรวจว่าทีมมีบทบาทต่างกันกี่กลุ่ม และแต่ละกลุ่มควรเห็นเอกสารชุดไหนบ้าง
2. แยก Notebook ตามขอบเขตการเข้าถึง ไม่ใช่แค่แยกตามหัวข้อเนื้อหา
3. แชร์แต่ละ Notebook ให้เฉพาะทีมที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ทบทวนสิทธิ์การเข้าถึงเป็นระยะ
4. ทำแบบนี้ตั้งแต่ทีมยังเล็ก จะได้ไม่ต้องมาไล่แยก Notebook ทีหลังตอนข้อมูลกองใหญ่แล้ว